Política de Privacidad

1. Responsable del Tratamiento

Yulia es responsable del tratamiento de datos personales como plataforma intermediaria para la gestión de reportes, sugerencias y observaciones.

3. Datos tratados para organizaciones y administradores

Cuando una empresa crea una cuenta, participa en onboarding o utiliza el panel administrativo, tratamos los siguientes datos:

• Identificación corporativa: razón social, NIT, dirección fiscal y canales de contacto.
• Información de representantes y administradores: nombres, apellidos, cargo, documento y credenciales de acceso.
• Datos contractuales y de facturación: planes suscritos, historial de pagos, certificados tributarios.
• Configuraciones funcionales: catálogos de buzones, equipos, SLA, templates y parámetros de IA.
• Metadatos técnicos: registros de sesión, direcciones IP, dispositivos y eventos necesarios para seguridad.

4. Finalidades del tratamiento

Sus datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:

• Registrar y gestionar su reporte, observación o sugerencia.
• Asignar un número de radicado único para seguimiento y trazabilidad.
• Comunicarnos con usted sobre el estado del reporte o de la cuenta corporativa.
• Configurar usuarios, roles, buzones, integraciones y métricas del panel administrativo.
• Gestionar contratos, facturación, soporte y renovaciones de servicio.
• Compartir la información con la organización receptora o aliados tecnológicos autorizados.
• Enviar notificaciones sobre actualizaciones del servicio, seguridad o requisitos regulatorios.
• Cumplir con obligaciones legales según la Ley 1755 de 2015, la Ley 1581 de 2012 y normas sectoriales aplicables.

5. Medidas de seguridad, encargados y transferencias

Implementamos controles técnicos y organizacionales como cifrado TLS 1.2+, autenticación multifactor para administradores y segregación de ambientes. Solo el personal autorizado accede a los datos según el principio de mínima privilegio.

Trabajamos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento (p. ej., hosting en la nube, autenticación, correo transaccional) quienes están sujetos a cláusulas de confidencialidad y protección de datos. Cuando una transferencia internacional sea necesaria, aplicaremos los requisitos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las autorizaciones pertinentes.

Puede solicitar el listado actualizado de encargados escribiendo al correo indicado en la sección de contacto.

6. Derechos del titular (Habeas Data)

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer: Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Actualizar y rectificar: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Solicitar prueba: Obtener copia de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Revocar: Solicitar la supresión de sus datos cuando considere que no se están tratando conforme a la ley.
• Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Oposición: Limitar el uso para finalidades no autorizadas, salvo que exista deber legal de conservación.

7. Conservación y retención de datos

Sus datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, las obligaciones contractuales y los plazos exigidos por normas tributarias, laborales y de archivo. Los reportes y sus datos asociados se conservarán según los plazos de la Ley 1755 de 2015 y las políticas de retención documental aplicables.

9. Autorización

Al marcar el checkbox de aceptación de esta política de privacidad, crear una cuenta corporativa o enviar su reporte, usted autoriza expresamente a Yulia y a la organización receptora del reporte para el tratamiento de sus datos personales conforme a lo establecido en esta política y en la Ley 1581 de 2012.

10. Actualización de la política

Esta política puede ser actualizada. Le notificaremos sobre cambios significativos a través de los medios de contacto proporcionados, banners dentro del panel administrativo o mediante publicación en esta página.

Última actualización: 3 de diciembre de 2025